Lourdes Sánchez
Especialista Senior en Gestión Financiera
Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

El desarrollo de una región, país o institución está estrechamente relacionado con la tecnología. Los avances tecnológicos han tenido un impacto fundamental en la prosperidad de las sociedades en muchos ámbitos, fundamentalmente el económico. Por ello, el BID, cuya misión es promover el desarrollo en Latinoamérica y el Caribe, también está avanzando en su propia transformación a ritmos acelerados y con resultados objetivamente exitosos como organización.

El Banco provee y apoya el desarrollo de soluciones tecnológicas avanzadas en la región a través del financiamiento de proyectos con el objetivo final de mejorar vidas. Asimismo, en el ámbito corporativo los desafíos de la cuarta revolución industrial también han tocado nuestra puerta y, como en toda organización, se trata de un proceso que requiere su tiempo de desarrollo y adopción. Esta aventura de transformación ha desafiado la forma habitual de hacer las cosas con un efecto directo en cómo cumplimos nuestra responsabilidad institucional frente a 48 países miembros, prestatarios e inversionistas.

Para iniciar este camino de innovación y transformación, se identificaron tareas y procesos internos de alto impacto susceptibles de ser automatizados mediante la aplicación de tecnologías modernas y disruptivas, con el objetivo de generar eficiencias, ahorros y datos que aumenten la calidad en la toma de decisiones para el mejor cumplimiento de nuestras funciones.

A través de tecnología disruptiva hemos transformado uno de los procesos centrales del negocio de la banca multilateral, la rendición de cuentas de proyectos. ¿Cuál fue el resultado de esta transformación? La incorporación de un nuevo miembro al equipo BID: alguien, o algo, llamado Luca. El BID ha desarrollado un bot para hacer el trabajo que históricamente sólo los humanos han hecho: la revisión de los Estados Financieros Auditados (EFA), automatizándola como parte relevante de la gestión de auditoría externa de proyectos.

En el 2018 el BID aprobó el Marco de Gobernanza de Auditoría externa de proyectos. Mediante un set de documentos que delinean los requerimientos de calidad y principios de preparación, presentación y revisión del EFA, el nivel más alto de rendición de cuentas de los 600 proyectos activos al año. Este marco asigna responsabilidades al Banco, Agencias Ejecutoras o Prestatarios y Firmas de Auditoría Independientes o Entidades Fiscalizadoras Superiores en cuanto a la emisión de informes financieros adjuntando la opinión de un tercero independiente a fin dar cumplimiento al compromiso anual de carácter contractual que los prestatarios adquieren por cada operación de préstamo.

No se trata de una transición simplemente a nuevos y mejores sistemas. Mucho más que eso, de un proceso innovador de transformación. El uso de la tecnología cognitiva como inteligencia artificial en los procesos fiduciarios muestra un recorrido de la digitalización de procesos a la era de Big Data. Ha dado lugar a la proliferación y diversificación sustancial en la obtención y gestión de data antes no disponible. En este proceso de transformación no sólo se impulsa la inteligencia artificial, también la humana. Una combinación perfecta de las dos.

Características más importantes de los procesos a cargo de Luca:

  • La fuente de información inicial para esta revisión. El EFA, un documento de 45 páginas en promedio, dividido en cuatro secciones: i) la opinión del auditor, ii) los estados financieros, iii) las notas a los estados financieros y iv) el informe del control interno. Recordemos que esta es Data no estructurada (documentos en PDF o escaneados).
  • Luca carga el documento desde los repositorios oficiales del Banco o desde el dispositivo del usuario o revisor para luego analizarlo. En esta etapa también Luca estima el tiempo que le tomará completar el análisis ya que incorpora mecanismos de control de su propio desempeño en términos de tiempo y porcentaje de automatización.
  • El proceso antes lineal se transformó en uno exponencial. Luca lee el documento a través de tecnología OCR. Convierte automáticamente las imágenes de texto del documento en texto capaz de ser analizado por Luca. Esta tecnología le permite a Luca “aprender” cuando identifica, extrae y convierte el texto clave para su análisis y aceptación según los aspectos mínimos de calidad.
  • En cuestión de minutos, se produce el primer despliegue de resultados del análisis de Luca. Se muestran los resultados de la revisión a través de 56 pruebas existencia y consistencia de la información contenida en el documento versus: información de la operación en sistemas del Banco, Normas Internacionales de Auditoria y las Guías del Banco al respecto. Las tres primeras secciones donde se aplican estas pruebas se hallan altamente estandarizadas.
  • ¿Cómo funcionan las pruebas incorporadas en Luca? En función de un análisis de aproximadamente 300 informes de auditoría correspondientes a años previos, se llevó adelante un proceso de Data Modeling con el fin de identificar las mejores técnicas de inteligencia artificial que adoptar y en relación con un análisis de costo (tiempo y recursos). Algunas técnicas incorporadas son la distancia de Leveshtein – similitud de cadena de caracteres, la identificación de patrones no perceptibles al ojo humano, pero sí para este tipo de tecnología. La inteligencia artificial y los algoritmos de machine learning proporcionan capacidades a Luca para no solo hacer su revisión con mayor precisión, también de generar datos de mayor calidad.
  • La segunda parte del análisis es la revisión del Informe de Control Interno, la más desafiante. Esta sección es preparada con pocos elementos estandarizados. La ambición es grande en cuanto al tipo de información o análisis que desarrolla Luca. Luca permite la reducción de la intervención humana en el proceso de revisión manual de los hallazgos de control interno, asigna un nivel de riesgo y los clasifica en categorías de hallazgos relevantes a la supervisión de proyectos del BID. En esta última sección los algoritmos cuentan con reglas homogéneas mediante las cuales Luca analiza los diferentes párrafos de esta sección y mediante feedback (uso de la herramienta) permitirá el entrenamiento del modelo de data construido para esta sección y que mejorando cada vez más su precisión en el proceso inteligente de clasificación.
  • Luca, asimismo, cuenta con un módulo administrativo que permite mejorar sus capacidades y eficiencias alcanzadas, así como un dashboard que pone a disposición data antes no accesibles y por tanto no consumible.
  • Por las características mencionadas, Luca no es aún un modelo off the shelve solution.

Algunas lecciones aprendidas:

  • Mientras avanzamos en este proceso de transformación, centrarse en los datos y su calidad como una razón para seguir innovando y optimizando la introducción de tecnologías es altamente positivo. Hay opciones tecnológicas más costosas en términos de tiempo y recursos que podrían demorar o sacrificar las eficiencias que se quieren alcanzar.
  • Los proyectos innovadores que irán incorporando tecnología disruptiva deben iniciarse pequeño de tal forma de equivocarse en pequeño. Luca inicialmente se desarrollo en una prueba de concepto que se validó en 11 países antes de desarrollar la version escalable y con las capacidades actuales.
  • El cambio cultural – entendimiento y apropiación de la utilización de estas tecnologías. Para el BID fue traer claridad a un dilema tradicional: humano y máquina y no humano versus máquina. En el BID emprendimos procesos manuales apoyados de tecnología básica, introducimos automatización avanzada: bases de datos relacionales o datos estructurados hasta llegar a la tecnología cognitiva y avanzando a la Analítica de datos o Big Data. El cambio cultural es una estrategia para desarrollarla en paralelo, involucrando al usuario en etapas críticas, asimilando retroalimentación y compartiendo los beneficios y desafíos resultantes. Asimismo, descubriendo conjuntamente qué procesos pueden hacerse de manera diferente.

No pretendo afirmar que los puntos compartidos son definitivos u obligatorios, pero sí son pasos que el BID fue siguiendo de manera orgánica. Sin ser una start up, tomó rumbo hacia una nueva generación de organización más flexible y ágil, por medio de la transformación digital y los sistemas de inteligencia artificial. Al tener esa agilidad e inteligencia añadida, podemos transformar aún más procesos por los que el humano y la máquina (robots) trabajen codo con codo para el cumplimiento de responsabilidades.

En definitiva, la transformación digital no tiene como objetivo la adopción de tecnología en sí misma, sino una solución que genere eficiencia en la ejecución de procesos y, fundamentalmente, la obtención y el análisis de datos en el menor tiempo posible, sin comprometer su precisión y calidad. La analítica de datos dejó de ser una técnica de lujo existente en muy pocas organizaciones y se está convirtiendo en un requisito para sobrevivir como organización. Por lo tanto, es totalmente relevante dónde nos encontramos en este recorrido y cómo estamos aprovechando el machine learning y las técnicas de inteligencia artificial.

Con certeza, podemos concluir que “el futuro no es lo que solía ser”, no solo por la evolución de la tecnología sino por la manera en que interactuamos con ella.

Acerca de la autora:

Lourdes Sánchez es Especialista Senior en Gestión Financiera en el BID. Su experiencia en el ámbito del control externo y auditoria se inicia en Bolivia, en el sector público, formando parte el proceso de modernización más importante del país en temas de sistemas de administración financiera y control. Posteriormente, esta experiencia se vio ampliamente enriquecida por el gerenciamiento de proyectos de desarrollo en África, Asia y Latinoamérica como parte de equipos de proyectos de diferentes organismos internacionales. Actualmente dentro de los procesos de innovación y de proyectos que incorporan tecnologías disruptivas en el BID, Lourdes lideró el desarrollo de un bot – robot para la revisión de Estados Financieros auditados solución tecnológica que incorpora “Optical Character Recognition” (OCR), “Natural Language Processing”, “Text Analytics”, Sentiment Analysis y machine learning.

Lourdes tiene un MBA en Finanzas Internacionales y un MS Gestión de sistemas de información financiera de la Universidad Estatal de Nueva York, otros estudios en la escuela de negocios de Harvard University y recientemente obtuvo una certificación en Transformación Digital del Massachusetts Institute of Technology.